दा नांग में टूर ऑपरेटरों और डीएमसी के लिए मासिक वाहन अनुबंध चेकलिस्ट

टूर ऑपरेटरों, डीएमसी या एमआईसीई आयोजन इकाइयों के लिए, सबसे बड़ा जोखिम केवल वाहनों की कमी नहीं है। गलत प्रेषण आदेश, अनपुष्ट परिवर्तन, अस्पष्ट पिक-अप पॉइंट या अस्पष्ट वाहन मानक पूरे समूह को प्रभावित कर सकते हैं। एक अच्छे अनुबंध को अपेक्षाओं को एक मापने योग्य प्रक्रिया में बदलना चाहिए।

1. कीमत पूछने से पहले अपनी ज़रूरतों का दस्तावेजीकरण करें

सेवाओं के खरीदार को निम्नलिखित को संकलित करना चाहिए:

• सप्ताह या महीने के अनुसार अनुमानित यात्राओं की संख्या;
• आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले रूट समूह;
• प्रत्येक श्रेणी के अनुसार वाहनों की संख्या;
• समय स्लॉट और पीक सीजन;
• पूरे दिन प्रतीक्षा करने के लिए आवश्यक वाहनों के दिनों की संख्या;
• बड़े वाहनों, माइक्रो वाहनों या सामान डिब्बों की आवश्यकता;
• भाषा, वर्दी और गाइड समन्वय आवश्यकताएं;
• भुगतान रिकॉर्ड और रिपोर्ट प्राप्त करने की आवश्यकता है।

इस डेटा के बिना, उद्धरणों में दायरे की कमी होने की संभावना है और आपूर्तिकर्ताओं के बीच निष्पक्ष रूप से तुलना नहीं की जा सकती है।

2. मानक प्रेषण आदेश को परिभाषित करें

प्रत्येक आदेश में यात्रा कोड, दिनांक और समय, अतिथि/समूह, पिक-अप और ड्रॉप-ऑफ पॉइंट, लोगों की संख्या, सामान, टूर गाइड, रूट शीट और शेड्यूल बदलने का अधिकार रखने वाले व्यक्ति का उल्लेख होना चाहिए। अनुबंध में आदेश भेजने की समय सीमा, पुष्टि की समय सीमा और तत्काल आदेशों को संभालने के तरीके को निर्दिष्ट करना चाहिए।

दोनों पक्षों को यह भी सहमत होना चाहिए कि अंतिम संस्करण कहाँ स्थित है। जब जानकारी ईमेल, चैट समूहों और स्प्रैडशीट्स में एक साथ दिखाई देती है, तो पुराने संस्करण के अनुसार वाहन भेजने से बचने के लिए एक आधिकारिक स्रोत की आवश्यकता होती है।

3. ऐसे वाहन और चालक मानकों को रिकॉर्ड करें जिनकी जाँच की जा सकती है

“आधुनिक” या “लक्जरी” जैसे शब्दों का उपयोग करने के बजाय, वर्णन करें:

| श्रेणी | स्पष्ट विवरण |

|---|---|

| वाहन का प्रकार | सीटों की संख्या, सामान डिब्बे, स्वीकृत समकक्ष श्रेणी |

| स्थिति | स्वच्छता मानदंड, एयर कंडीशनिंग, सीटबेल्ट और प्री-ट्रिप निरीक्षण |

| चालक | आचरण, संचार चैनल, टूर गाइड समन्वय नियम |

| पिक-अप बोर्ड | समूह नाम टेम्पलेट, लोगो और मिलने का स्थान |

| रिपोर्टिंग | यह रिपोर्ट करने का समय कि क्या उन्होंने पिकअप कर लिया है, गंतव्य पर पहुंच गए हैं और समाप्त हो गए हैं |

बड़े वाहनों या विशिष्ट उपकरणों की क्षमता की पुष्टि प्रत्येक कार्यक्रम के अनुसार की जानी चाहिए। बेड़े सूची से यह अनुमान नहीं लगाया जाना चाहिए कि हर दिन सभी वाहन श्रेणियां उपलब्ध हैं।

4. रूट शीट और खरीदारी बिंदु नीति

यदि डीएमसी अनुरोध करती है कि स्वेच्छा से खरीदारी के स्थानों पर न रुकें, तो यह रिकॉर्ड करें कि ड्राइवर केवल अधिकृत व्यक्ति द्वारा अनुमोदित रूट शीट को निष्पादित करेगा। नियमों में उचित सुरक्षा अपवाद होने चाहिए, जैसे आपातकालीन स्टॉप या टीम लीडर के सीधे अनुरोध पर, और समन्वयक को रिपोर्ट किया जाना चाहिए।

नारों से अधिक महत्वपूर्ण तंत्र है: घटना को कौन रिकॉर्ड करता है, कौन सा डेटा चेक किया जाता है, प्रतिक्रिया समय सीमा और अनुबंध के अनुसार निपटने के उपाय।

5. वाहन या कार्यक्रम में खराबी आने पर योजना

एक निरंतर योजना को उत्तर देना चाहिए:

1. चालक किसे रिपोर्ट करता है;
2. समूह को कैसे सूचित किया जाता है;
3. प्रतिस्थापन वाहन के मानदंड क्या हैं;
4. प्रतीक्षा करते समय ग्राहक किस योजना के साथ अपनी यात्रा जारी रखते हैं;
5. लागत और जिम्मेदारियां कैसे निर्धारित की जाती हैं।

यदि क्षमता स्थान, समय और वाहन के प्रकार के अनुसार बदलती है, तो विज्ञापन सामग्री पर एक निश्चित वाहन प्रतिस्थापन मील का पत्थर नहीं रखा जाना चाहिए। प्रतिक्रिया का लक्ष्य वास्तविक मूल्यांकन के बाद ही अनुबंध में दिखाई देना चाहिए।

6. मासिक मिलान और केपीआई

दोनों पक्ष आदेश कोड, दूरी या सहमत सेवा पैकेज के अनुसार मिलान कर सकते हैं। मिनटों में पूरी की गई यात्राओं, रद्द की गई यात्राओं, प्रतीक्षा समय और अनुमोदित आकस्मिकताओं को रिकॉर्ड करना चाहिए। देयता शर्तें, चालान जारी करने की तिथि और भुगतान की समय सीमा अलग-अलग व्यावसायिक सामग्री हैं।

केपीआई का एक स्पष्ट डेटा स्रोत होना चाहिए, जैसे समय पर पुष्टि किए गए आदेशों का प्रतिशत, समय विंडो में सही पिक-अप का प्रतिशत, अनधिकृत परिवर्तनों की संख्या और शिकायतों को बंद करने का समय। माप पद्धति और रिपोर्टिंग अवधि के बिना “100%” का उपयोग न करें।

7. आपूर्तिकर्ता मूल्यांकन प्रक्रिया

दीर्घकालिक हस्ताक्षर करने से पहले, डीएमसी क्षमता प्रोफाइल का अनुरोध कर सकती है, वाहन के नमूनों की जांच कर सकती है और दोनों पक्षों द्वारा सहमत शर्तों के तहत भुगतान किए गए कुछ आदेशों का परीक्षण कर सकती है। यदि कोई आधिकारिक नीति नहीं है तो निःशुल्क परीक्षण का प्रचार नहीं किया जाना चाहिए।

प्रारंभिक दायरे को निर्धारित करने के लिए पर्यटन कार किराया सेवा और सार्वजनिक मूल्य सूची देखें। उसके बाद वास्तविक क्षमता के आधार पर प्रस्ताव और शर्तें प्राप्त करने के लिए संपर्क पृष्ठ के माध्यम से आवश्यकता अनुरोध भेजें।